Não importa se os tempos são bons ou maus - o desperdício nunca é bem-vindo em qualquer empresa proativa. As empresas são principalmente impulsionadas pelo lucro e pela eficiência e o desperdício é uma ataque a ambos. Mas muitas empresas, nomeadamente entre os fabricantes, ignoram um custo importante que está oculto nas suas operações: o das compras MRO (manutenção, reparação e operações).

MRO ou compras indiretas dizem respeito a peças muito pequenas necessárias para o funcionamento do equipamento. É fundamentalmente uma cadeia de fornecimentos/disciplina de aquisições, mas muitas vezes não é considerada como um centro de custos. Os itens MRO individuais - peças pequenas em grandes máquinas tal como lâmpadas, interruptores de segurança, conetores, botões, fontes de alimentação, etc. - tendem a ser baratos e não são muito apelativos. Ainda que como um conjunto, as compras MRO podem representar para as empresas uma base significativa de compras.

Os dias em que a MRO está a ser ignorada estão contados. De acordo com uma pesquisa realizada pela RS Components e pelo CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply) sediado no Reino Unido, o foco visa reduzir o custo da MRO.  Mais de metade mencionou como motivações a pressão que é exercida nos orçamentos das operações ou na redução dos custos dos stocks, seguidos pelo desempenho dos ativos (42%) e pela melhoria contínua (38%).

Esta mensagem é menos evidente no mercado sul-africano, mas dadas as dificeis condições económicas atuais, é uma matéria que vale a pena discutir. O que é que as empresas locais podem fazer para reduzir os seus custos de MRO?

Dominar a MRO

Muitas empresas subestimam o montante que gastam em produtos MRO ao longo do ano. Também raramente entendem os custos significativos ocultos associados com as compras MRO. Na realidade, o processo geral de compra de uma peça pode ser o dobro do da peça real. A nossa pesquisa demonstra que uma organização gasta 2 £ no processo de compra MRO para cada 1 £ gasta no próprio produto MRO. Presenças maiores tal como localizações múltiplas amplificam este efeito. Não é provável que os padrões sul-africanos contrariem a tendência.

O que provoca uma proporção tão reduzida? Talvez seja devido ao demasiado tempo que está a ser gasto a procurar o produto mais barato ou o uso de estratégias erradas por exemplo na gestão por categorias e nos contratos negociados com base apenas no preço para gerir gastos indiretos não planeados. Isto pode anular quaisquer eventuais economias dado os custos acumulados de processos suplementares e dos atrasos.

Uma outra razão é que as compras MRO acontecem com frequência de forma despercebida e tendem a ignorar os canais oficiais de compras. Pode parecer mais rápido para um técnico no terreno adquirir rapidamente um peça de substituição e ter de novo as operações em funcionamento, utilizando um fornecedor adequado. Mas ao ampliar isto para inúmeras situações, as compras podem atingir ineficácias impressionantes.

Todas as empresas podem enfrentar este desafio com uma boa estratégia MRO. Requer uma nova maneira de pensar e de economizar: uma estratégia MRO bem-sucedida depende da colaboração de todas as partes intervenientes envolvidas nas compras indiretas. O foco deve ser a melhoria de todo o processo de compra de peças, envolvendo os intervenientes como a engenharia, as funções de operações e de finanças, com buy-in ao nível c-suite.

A própria estratégia deve visar vários objetivos, que podem incluir:

• Reduzir  os gastos “independentes”, nos quais o utilizador seleciona os fornecedores fora da estrutura acordada de fornecedores.

• Consolidar os fornecedores para que os compradores possam tomar decisões rápidas sem ter que considerar um quadro MRO mais alargado.

• As equipas de compras precisam de comunicar com os utilizadores para compreenderem quais são as suas necessidades - isto assegura que são escolhidos os fornecedores com catálogos apropriados.

• Implantar um sistema de aprovisionamento eletrónico integrado para agilizar os processos das encomendas, que por sua vez irão ajudar os utilizadores a modificar os seus próprios hábitos de compras.

• A redução dos itens mantidos em armazém, mantendo apenas as peças importantes de substituição e que serão usadas regularmente e depois utilizar os fornecedores que fazem entregas por pedido. Isto liberta o capital circulante e o espaço nas suas instalações.

Sem MRO, a produção pode acabar por ficar bloqueada. Uma peça pequena pode parar tudo por questões práticas, de saúde e de segurança, conformidade ou por muitas outras razões. Mas por vezes, a atitude do poder fazer para manter as linhas em funcionamento, pode resultar em escolhas não eficientes de compras MRO.

Não se deve perturbar o espírito do fluxo de trabalho que mantém a sua empresa em movimento. Em vez disso, estabeleça uma estratégia MRO que complemente as atitudes proativas dos trabalhadores estabelecendo uma estrutura que procure a eficiência e a economia significativa de custos. Faça uma parceria com um fornecedor que possa desenvolver de forma conjunta estas soluções e que apoie o percurso da sua empresa no que se refere ao domínio das compras MRO.