Por Ayanda Kotobe, Diretor Financeiro da RS Components

Porque é que paramos nos semáforos? Não é porque estejamos naturalmente sintonizados para considerar o vermelho como uma ordem para parar. Se assim fosse, os vestidos e as maçãs vermelhas não seriam tão populares quanto são! O vermelho chama a nossa atenção, mas paramos no sinal vermelho porque todos o fazem.

Os seres humanos imitam-se uns aos outros. É frequente dizer-se que se pretender que alguém desabafe consigo, basta imitar o modo como se senta ou como se levanta. Os psicólogos chamam-lhe o “espelhamento”, mas isso não acontece só durante as reuniões sociais. Ver alguém deitar um pouco de lixo fora ou não respeitar um semáforo dá-nos um ligeiro incentivo para pensarmos que isso está correto. Se eles o estão a fazer, talvez eu também o possa fazer.        

A fraude é na sua essência o resultado do espelhamento. Seria conveniente considerar como os piores criminosos todos os que seriam capazes de vender a própria mãe se o preço for aceitável. Mas, os investigadores da fraude destacam com frequência que este tipo de atividades tem começos simples. O escândalo Enron, que foi tão devastador que destruiu um gigante americano do setor da energia, surgiu a partir de pequenas manipulações para dar resposta às expetativas dos lucros. No entanto, quando as pessoas envolvidas saíram impunes, ampliaram e até justificaram as suas ações como legítimas - pelo menos para eles próprios.

É por esta razão que a prevenção da fraude começa nas mais altas esferas. Não deve haver qualquer tolerância entre os líderes de uma organização relativamente à fraude. Quando não existem nem responsabilização nem consequências, a fraude prospera. A cultura de um determinado ambiente, assim como o respetivo tratamento da ética e da governação, irão refletir a atitude da gestão relativamente à fraude.

As atitudes de liderança são fundamentais, reforçadas pelo controlo interno para identificar a fraude. As atividades ilegais, geralmente, envolvem atos que desviam valores dos cofres de uma empresa. Estas podem incluir fraude nas folhas de pagamentos, emissão de cheques em duplicado para os pagamentos, retenção do dinheiro destinado aos impostos ou excesso de encomendas¹. Um tipo de fraude comum na África do Sul e não só é a sobrevalorização de uma compra e a divisão da diferença com o fornecedor. As atividades mais recentes incluem a fraude com o cartão de crédito e as fraudes bancárias. A Associação de Banqueiros do Botsuana alertou o ano passado que os vigaristas estão cada vez mais esclarecidos acerca das lacunas, especialmente as tecnológicas, que as organizações não estão a solucionar com a rapidez suficiente.

Em todos estes exemplos, são necessárias apenas algumas pessoas para que haja abuso da confiança que conquistaram. Infelizmente, é a empresa quem sofre quando os erros das mesmas são descobertos, geralmente porque se transformam em cataclismos...

Estes podem ser evitados através de verificações e estruturas internas para monitorizar a governação e a observação da conformidade. As empresas também devem criar canais para que as partes interessadas e as pessoas que fazem a denúncia possam transmitir as suas suspeitas. A Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) estabelece os cinco componentes seguintes para uma prevenção eficaz da fraude²: o ambiente de controlo, a avaliação de risco, as atividades de controlo, a informação e comunicação e a monitorização. Os mesmos funcionam conjuntamente para estabelecer controlos internos sólidos através de uma liderança direta, de valores partilhados e de uma cultura que suporta a responsabilização.

Cada vez mais, nas empresas modernas, estes controlos podem ser automatizados, nomeadamente quando existem volumes elevados de transações. É adicionalmente eficaz para consolidar os fornecedores para apenas alguns que se saiba possam ser fiáveis e que levem a sério a respetiva integridade. Criar canais de compras fiáveis com os referidos fornecedores irá ajudar os trabalhadores a legitimarem as atividades.

Também já não há razão para se ignorarem as finanças: mesmo que existam contabilistas e outros guardiães fiscais, é possível com os serviços de software modernos gerar relatórios ad hoc e escrutinar padrões utilizando painéis de visualização. Nos principais bancos do Quénia, a fraude dos trabalhadores bancários é com frequência um risco maior do que a fraude de terceiros³. As parangonas de fraudes na África do Sul, tal como as ocorridas na Fidentia e na Steinhoff, foram perpetradas pelos próprios contabilistas que deveriam ter vigiado essas atividades.

Pode parecer que a luta contra a fraude significa reduzir a confiança nos trabalhadores. Não é este o caso. Em vez disso, trata-se de diminuir as lacunas em que a fraude pode ocorrer, de modo a não normalizar tais atividades. A tónica deve partir das altas esferas, desde a liderança à gestão de modo a adotarem controlos sólidos e uma boa governação. As consequências devem ser aplicadas e sentidas.

Todos acabarão eventualmente por ignorar um semáforo se virem pessoas suficientes a fazê-lo. Nalguns países, é possível ver os agentes do trânsito a direcionaram veículos que infelizmente os ignoram. Estes condutores são todos criminosos? Nos termos da legislação do trânsito, sim. Mas será que começaram como criminosos? Não. E os mesmos consideram o seu comportamento como incorreto? É pouco provável. Não até serem apanhados - e se for uma fraude nos negócios, nesse momento poderá ser demasiado tarde para as suas entidades patronais.

¹ https://bit.ly/1T6DPkL
² https://bit.ly/2MGuYv0
³ https://bit.ly/2m6RrrS